Unter diesem Namen findet in drei Jahren niemand mehr eine Rechnung.
Ein Eigentümer sucht eine alte Rechnung. Ob er sie findet, hängt an drei Dingen zugleich. Am Namen der Datei, am Ordner und an der Freigabe fürs Portal. Fehlt eines, bleibt die Rechnung für ihn unsichtbar. Obwohl sie da ist.
Ich glaube, Vertrauen entsteht, wenn jeder Eigentümer seine Unterlagen selbst sehen kann. Ohne Anruf und ohne Wartezeit.
Deshalb machen wir bei der Ablage fast nichts mehr selbst. Papier kommt in den Scanner. Dateien gehen an eine feste Mail-Adresse. Mehr nicht.
Den Rest erledigt DaulOne, das System aus meiner eigenen Verwaltung. Es liest jede Datei und gibt ihr einen Namen nach dem Inhalt. Dann legt es sie in den richtigen Ordner des richtigen Hauses. Was für die Eigentümer gedacht ist, sehen sie im Portal.
Früher war Umbenennen und Hochladen Arbeit für den Abend. Heute kostet uns die Ablage fast keine Zeit mehr.
Wie heißt die letzte Datei, die Sie eingescannt haben?
Diesen Beitrag hat Ariel Daul am 28. Oktober 2026 auf LinkedIn veröffentlicht. Dort schreibt er regelmäßig darüber, wie sich WEG-Verwaltung mit KI und Automatisierung verändert — und was davon im Alltag einer Gemeinschaft wirklich ankommt.
Beitrag auf LinkedIn ansehen →So kommen Sie aus der Arbeitsflut, ohne Ihre Programme zu wechseln
Der Arbeitsflut Check: Zählbogen, Rechenhilfe und die drei Hebel aus meiner eigenen Verwaltung. Sie sehen, wo Ihr Team jede Woche Stunden verliert.
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