Aus meiner eigenen Verwaltung
Doppelparkeranlage
Kosten verteilt, Erläuterung als PDF, Tagesordnungspunkt mit Beschlussvorschlag. Früher zwei Arbeitstage, heute fünf Minuten Arbeitszeit.
Für Inhaber von Hausverwaltungen, die ihre Arbeit schnell und hochwertig erledigen wollen
Kommen Sie aus der Arbeitsflut, bevor sie Sie eine Gemeinschaft kostet.
Auch wenn Sie schon viel Geld in Software gesteckt haben: Im Arbeitsflut Check zeige ich Ihnen, wo in Ihrer Woche die Stunden zwischen den Programmen und in der Facharbeit verschwinden und wie ich sie in meiner eigenen Verwaltung zurückgeholt habe, ohne die Programme zu wechseln oder neue Leute zu suchen.
So kommen Sie aus der Arbeitsflut, ohne Ihre Programme zu wechseln
- Den Zählbogen für fünf alltägliche Vorgänge, damit Sie schwarz auf weiß sehen, wo Ihr Team jede Woche Stunden verliert.
- Den Durchlauf eines Wasserschadens, Schritt für Schritt gezählt, damit Sie erkennen, wie oft Ihr Team dabei zwischen Programmen springt.
- Das Beispiel Doppelparkeranlage, fünf Minuten statt zwei Arbeitstage, damit Sie sehen, wo die größte Entlastung tatsächlich liegt.
- Die drei Hebel, die ohne Programmwechsel wirken, damit Ihre bisherigen Investitionen in Software endlich Entlastung bringen.
- Eine Rechenhilfe, die verlorene Stunden in Vollzeitkräfte übersetzt, damit Sie wissen, was die alte Arbeitsweise jeden Monat kostet.
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Die Arbeit hört nie auf. Gefährlich wird sie, wenn dabei etwas liegen bleibt.
Die Flut aus E-Mails, Anrufen und Ausarbeitungen kennt jede Verwaltung. Sie ist längst Dauerzustand. Gefährlich wird sie an einem ganz bestimmten Punkt: Eine Antwort bleibt liegen, ein Angebot fehlt vor der Versammlung, ein Beschluss wartet seit Monaten. Der Beirat wird ungeduldig, die Eigentümer reden miteinander und eines Tages liegt die Kündigung auf Ihrem Tisch. Gerade bei der Gemeinschaft, in die Sie am meisten gesteckt haben: Wer eine Gemeinschaft übernimmt, erstellt zuerst unzählige Unterlagen, richtet die Buchhaltung ein und arbeitet die Vergangenheit auf. Dann kommen die Probleme und der Instandhaltungsstau einer Gemeinschaft, die lange nicht gut verwaltet wurde und alle Wünsche an die neue Verwaltung, am liebsten sofort erledigt. Mit der Kündigung ist all diese Arbeit verloren. Und mit ihr die Einnahmen, mit denen Sie Ihre Mitarbeiter und Ihre Software bezahlen.
Stellen Sie sich stattdessen eine Verwaltung vor, in der nichts mehr liegen bleibt. Jeder Eingang ist am Morgen seinem Vorgang zugeordnet, die Antwort an den Eigentümer liegt fertig vor. Sie lesen, prüfen, geben frei. Der Eigentümer hat seine Antwort am selben Tag, der Beirat seine Unterlage vor der Versammlung. Ihre Gemeinschaften sind zufrieden und bleiben. Der erste Schritt dorthin ist ein ehrlicher Blick auf Ihre eigene Woche: wo die Stunden verschwinden, die am Ende fehlen. Genau dafür habe ich den Arbeitsflut Check geschrieben.
Zeigen Sie mir, wo meine Stunden verschwinden
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Gebaut in einer echten Verwaltung, an echten Vorgängen
Ich bin Ariel Daul, Hausverwalter seit 2018, anfangs 22 eigene Einheiten. Davor habe ich acht Jahre ein eigenes Unternehmen mit Lean Production geführt und gelernt, Arbeit zu erkennen, die dem Kunden nichts bringt. Als die modernsten Verwaltungsprogramme nicht hielten, was ihr Marketing versprach, habe ich die Lücken selbst geschlossen. Heute laufen in meiner Verwaltung 53 Automatisierungen in der Cloud und 25 Dienste auf dem eigenen Rechner.
Der Mechanismus ist einfach: Die meiste Zeit geht an zwei Stellen verloren. Zwischen den Programmen, wenn Ihr Team Daten von einem ins nächste trägt. Und in der Facharbeit, wenn für jede Kostenverteilung alles neu zusammengesucht wird. Der Check lässt Sie genau diese Stellen zählen, statt sie zu schätzen. Was gezählt ist, lässt sich ändern.
Drei Vorgänge aus meiner eigenen Verwaltung
Aus meiner eigenen Verwaltung
Der stille Fehler
Eine Wohnung war mit 78,33 m² statt 87,33 m² erfasst. Der Quervergleich über alle Quellen hat die Abweichung gefunden, bevor sie in die nächste Abrechnung lief.
Aus meiner eigenen Verwaltung
Entwürfe, die passen
77 % meiner vorbereiteten Entwürfe gehen wortgleich hinaus, gemessen über fünf Wochen. Der Rest wird von mir angepasst und freigegeben.
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Was in zwölf Monaten anders ist, wenn Sie heute nichts ändern
Die nächste Abrechnungssaison kommt bestimmt. Die Gesetze werden in einem Jahr eher mehr als weniger, die Eigentümer eher ungeduldiger und gute Sachbearbeiter sind dann genauso schwer zu finden wie heute. Die Arbeit je Einheit steigt weiter, die Vergütung bleibt, wie sie im Vertrag steht. Wer bis dahin so arbeitet wie heute, hat eine weitere Saison hinter sich, in der jederzeit etwas liegen bleiben konnte. Und vor sich dieselbe Sorge, welche Gemeinschaft als nächste kündigt.
Der Check kostet Sie eine halbe Stunde. Eine verlorene Gemeinschaft kostet Sie Monate an Arbeit.
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