Wir haben eine Gasanlage übernommen, zu der ein Wartungsvertrag über eine Jahreswartung läuft. In der Ablage lag eine Rechnung mit dem Betreff „Wartung Gasanlage am 04.07.2024". Alles schien in Ordnung.
Der 4. Juli war das Datum des Auftrags. Der Wartungstermin stand drei Zeilen tiefer, unter „Ausgeführt am". Wer nur den Betreff liest, datiert die Leistung auf den Tag, an dem jemand den Auftrag angelegt hat.
Wir haben daraufhin sämtliche Rechnungskopien der letzten Jahre angefordert und gegen die Ausführungsdaten gelegt, nicht gegen die Betreffzeilen. Ergebnis: Die letzte tatsächliche Jahreswartung war am 5. Dezember 2024. Seither sind 21 Monate vergangen, in denen der Vertrag lief, Rechnungen kamen — und keine Wartung stattfand. Der Kessel ist Baujahr 1991.
Daraus habe ich eine Regel gemacht, die in unserer Prüfung jetzt fest steht: Eine bezahlte Rechnung ist kein Nachweis für eine erbrachte Leistung. Nachgewiesen ist eine Wartung durch das Protokoll mit Datum und Monteur — sonst durch nichts.
Das ist unbequem, weil es Arbeit macht. Es ist aber der Unterschied zwischen einer Verwaltung, die Rechnungen sortiert, und einer, die Leistungen kontrolliert.
An die Kolleginnen und Kollegen: Wer von Ihnen gleicht Wartungen gegen die Protokolle ab — und nicht gegen die Rechnungen?
Diesen Beitrag hat Ariel Daul am 26. September 2026 auf LinkedIn veröffentlicht. Dort schreibt er regelmäßig darüber, wie sich WEG-Verwaltung mit KI und Automatisierung verändert — und was davon im Alltag einer Gemeinschaft wirklich ankommt.
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