DaulOne verbindet Outlook, Casavi, Impower, Banking4 und SharePoint zu einer Schicht — und automatisiert den Verwaltungsalltag. Ein Sprachbefehl statt 13 Programmwechsel. Der Mensch prüft und gibt frei.
Jede Information liegt woanders. Ihr Team springt hin und her und sucht alles mühsam zusammen — suchen, kopieren, einfügen. Jeden Tag, bei jeder Einheit.
Wie viele Programmwechsel ein einziger Wasserschaden auslöst — und wie Sie sie in Ihrer Verwaltung zählen: Whitepaper als PDF ↓ (10 Seiten, druckfähig, kostenlos)
Ihr Team arbeitet weiter in den Programmen, die es kennt. DaulOne legt sich als Gold-Schicht darüber, liest und schreibt in allen Quellen — und übernimmt die Klickarbeit zwischen den Systemen.
Ihre bestehenden Programme bleiben. DaulOne spiegelt Daten zwischen ihnen und automatisiert die Übergänge, an denen sonst manuell kopiert wird.
Die KI bereitet vor — jede ausgehende E-Mail und jede Zahlung wird von Ihnen geprüft und freigegeben. 3 % Handarbeit, 100 % Verantwortung beim Menschen.
Routinen übernimmt die Schicht; Beziehung, Urteil und Verantwortung bleiben bei Ihren Fachkräften. Facharbeit statt Klickarbeit.
Ihre bestehenden Programme bleiben — plus rund 20 weitere Schnittstellen.
Genau wie ein Programmierer mit einer KI arbeitet, arbeitet Ihr Team mit DaulOne: befehlen, erstellen lassen, prüfen.
Der Programmierer sagt, was gebaut werden soll.
Die KI erzeugt die Umsetzung in Sekunden.
Der Programmierer kontrolliert und übernimmt.
„Schreib an Eigentümer X wegen …" — per Sprache.
Brief, E-Mail, Zahlungsabgleich, Dokument — fertig.
Verwalter:in kontrolliert und gibt frei.
Grundsatz: Wo eine API-Schnittstelle vorhanden ist, binden wir an. Fehlt sie, unterstützen wir den Programmwechsel und migrieren Ihre Bestandsdaten in ein Tool mit API.
Die glaubwürdigste Referenz ist die eigene Verwaltung — dokumentiert mit belegten Kennzahlen von der Startseite.
Aktuell richten wir DaulOne bei weiteren Hausverwaltungen ein. Aufgrund der Nachfrage ist mit einer üblichen Vorlaufzeit von rund drei Monaten zu rechnen, bis wir mit Ihrer Umstellung beginnen — die Umsetzung selbst dauert dann nur 1–2 Wochen. Anonymisierte Kennzahlen weiterer Installationen ergänzen wir hier fortlaufend.
Geben Sie Ihre Eckdaten ein — die Schätzung rechnet mit, wie viele Stunden DaulOne frei macht und wann sich die Investition amortisiert.
Modellrechnung, keine Zusage: Routine-Anteil × Personalkosten = monatliche Entlastung; Amortisation = Investition ÷ monatliche Entlastung. 1 Vollzeitkraft ≈ 160 h/Monat. Ihre echten Werte besprechen wir im Prozess-Audit.
Alle 34 sind im Alltags-Paket enthalten — von der selbstorganisierenden Ablage bis zur Website-Pflege per Sprache. Tippen Sie eine Fähigkeit an: Die Beschreibung klappt auf, alles andere bleibt kompakt.
Scannen oder weiterleiten — mehr müssen Sie nicht tun.
Die KI erkennt Inhalt, Liegenschaft, Vertragspartner, Datum, Kategorie und Betrag, gleicht mit den anderen Quellen im System ab und legt das Dokument im richtigen Ordner ab. Bei Unsicherheit kommt eine Telegram-Nachricht — die Liegenschaft wird mit einem Klick zugeordnet.
Auch Papier wird durchsuchbar.
Jeder Scan wird per Texterkennung erschlossen: Inhalte aus Briefen, Rechnungen und alten Akten sind danach in natürlicher Sprache durchsuchbar — wie jede E-Mail.
Fotos und Videos mailfertig verkleinert.
Zu große Anhänge blockieren den Versand. Fotos und Videos werden automatisch komprimiert — ohne sichtbaren Qualitätsverlust, für reibungslosen E-Mail-Versand.
Logo entfernen, JPG→PDF, Duplikate weg.
Hunderte kleine Zeitfresser laufen auf Zuruf: Logo von jeder PDF-Seite entfernen, Fotos in ein PDF einbetten, Dateien an den richtigen Ort verschieben, doppelte Dateien aufspüren.
Fristen werden erkannt — egal, wo sie stehen.
Ob im Tool, in der E-Mail oder in einer Apple-Notiz: Formulierungen wie „bis …“, „spätestens …“, „innerhalb von 2 Wochen“ — und sogar implizite Fristen (Angebot verschickt = Antwort erwartet) werden erkannt. Erzeugungsdatum und Fälligkeit landen im Outlook-Kalender.
Automatisch — außer es kam schon eine Antwort.
Verstreicht eine Frist, liegt am Morgen ein fertiger Nachfass-Entwurf bereit. Kam zwischenzeitlich eine Rückmeldung, unterbleibt die Erinnerung automatisch.
Aus Outlook, Casavi oder Notizen.
War ein Termin in irgendeiner Form gesetzt und verstreicht, entsteht automatisch ein E-Mail-Entwurf zum Nachhaken — damit nichts in Vergessenheit gerät.
Jede E-Mail, jeder Scan findet seinen Vorgang.
Jede eingehende Information wird geprüft: Gibt es schon einen Vorgang dazu? Falls ja, wird sie angehängt. Falls nein, wird automatisch ein neuer Vorgang eröffnet.
Bei Unsicherheit: ein Klick statt Suche.
Ist die KI unsicher, fragt sie per Telegram nach — mit Entscheidungs-Buttons. Ein Tipp auf dem Handy genügt, und der Vorgang läuft weiter.
Antworten landen wieder im richtigen Vorgang.
Eine strukturelle Casavi-Schwäche: Antworten auf Mails aus einem Vorgang landen nicht im Vorgang, sondern müssten händisch verschoben werden. Bei uns erkennt die KI-Schicht die Antwort und legt sie automatisch zurück in den Vorgang — Threads bleiben sauber.
Postfach geordnet, bevor der Tag beginnt.
Jeden Morgen um 07:20 Uhr kommt per Telegram die Zusammenfassung aller ungelesenen E-Mails plus Telefon-Zusammenfassungen ohne Vorgangszuordnung. Ein Klick → E-Mail-Entwurf oder Casavi-Kommentar.
Sogar E-Mails tragen die Designsprache.
Briefe, Aushänge, Abrechnungen, Protokolle — und selbst E-Mails erscheinen im selben Unternehmensdesign. Eigentümer erkennen uns am ersten Blick.
Verzugszinsen, Sachverhalte, Angebotsvergleiche.
Forderung von Verzugszinsen nach § 286 BGB, verständliche Darstellung komplexer Sachverhalte (z. B. Hausmeister-Übergangslösung bis zur ETV) oder ein strukturierter Angebotsvergleich für die Eigentümerversammlung — sachlich, belastbar, im Hausstil.
Jeder Brief-Absender wird digital eingeladen.
Bei jedem Brief-Scan wird geprüft, ob eine Absender-E-Mail vorliegt — oder sie wird im Internet ermittelt. Danach entsteht automatisch ein Entwurf mit der Bitte, künftig per E-Mail zu kommunizieren.
Anwesenheit minutengenau — Rechnungen automatisch geprüft.
Dienstleister melden sich an der Liegenschaft per QR-Code oder NFC an und ab — die Anwesenheitsdauer wird automatisch erfasst. Spätere Rechnungen werden gegen die echte Anwesenheit abgeglichen: Schluss mit „5 Minuten vor Ort, Stunden abgerechnet“.
Der Verwalter weiß immer, wer vor Ort ist.
Bei jedem Ein- und Auschecken eines Dienstleisters geht automatisch eine Status-Mail an die Verwaltung — inklusive Liegenschaft, Uhrzeit und Tätigkeit.
Einsätze und Kosten auf einen Blick.
Der Verwalter sieht alle Liegenschaften im Dashboard; der Beirat erhält eine gekürzte Version — ausschließlich mit der eigenen Liegenschaft, ohne Zugriff auf fremde Daten.
Neue Kontakte werden wöchentlich aufgespürt.
Jede Woche wird geprüft, ob aus eingehenden Mails, Dateien oder Telefonaten neue Kontaktdaten in ERP, Telefonanlage und Outlook übernommen werden können. Fehlende Angaben werden aus dem Internet ergänzt — der Eintrag erfolgt automatisch.
Die Lücke der etablierten Anbieter.
Beispiel: Ein Eigentümer meldet sich im Portal an — das Verwaltungsprogramm bekommt es nicht mit und versendet weiter teuer per E-Post statt kostenfrei digital. Per Sprachbefehl wird die Synchronisation gestartet: Datenbanken gepflegt, Versandkosten weg.
Unidirektionale Schnittstellen überbrückt.
Zwischen etablierten Tools fließen Kontaktdaten oft nur in eine Richtung. Unsere Schicht spiegelt alle Kontakte aus dem Verwaltungsprogramm ins Mailprogramm — dauerhaft aktuell.
Eigene App — Daten kommen von selbst.
Unser selbst programmiertes Begehungsprotokoll zieht Eigentümerdaten aus dem ERP; aufgenommene Mängel fließen automatisch zurück ins CRM — ohne doppelte Erfassung.
Neue Automatisierungen mit einfachen Worten — auch regelmäßig laufende.
Mit einer simplen Wortbeschreibung entstehen neue Werkzeuge und wiederkehrende Abläufe — z. B. die wöchentliche Aktualisierung von Kontaktpräferenzen oder eine neue Schnittstelle zwischen ERP und Mailprogramm. Kein Entwicklerprojekt, kein Wartejahr.
Sagen, was und wie gedruckt wird — den Rest macht das System.
Ein gesprochener Satz genügt: Das richtige Dokument geht an den Drucker — mit allen Einstellungen. Doppelseitig oder einseitig, Farbe oder Schwarz-Weiß, Anzahl der Exemplare, Papierformat — kein Klicken durch Druckdialoge mehr. Das spart bei jedem Ausdruck spürbar Zeit.
Terminfindung mit Eigentümern und Dienstleistern — auf unserem eigenen Server.
Statt fremder Dienste eine selbst gehostete Terminabfrage: Eingeladene tragen ihre Verfügbarkeit ein (Ja / Wenn nötig / Nein), die beste Option wird hervorgehoben. Mein Kalender gleicht sich automatisch aus Outlook ab, ich sehe jede eingeladene Person mit Status, kann Einladungen erneut senden, eine Frist setzen — und werde bei jeder Zusage sowie bei Vollständigkeit automatisch informiert.
Alle Vorgänge auf einem Board — Status, Nadelöhre, Wiedervorlagen. Nichts geht verloren.
Jeder Vorgang durchläuft feste Spalten — von „Neu" über „Angebote einholen" bis „erledigt" — und wird automatisch aus E-Mail, Portal und Versammlungs-Tool befüllt. Staut sich eine Spalte, ist das Nadelöhr sofort sichtbar; Anbieter-Ampel und Wiedervorlage hängen direkt an der Karte. Beiräte können den Stand ihrer Liegenschaft täglich bequem von zu Hause einsehen.
Beispiel: Zählernummer am falschen Haus.
Stille Fehler ziehen sonst jahrelang durch Abrechnungen: eine Zählernummer, die dem falschen Haus zugeordnet war, oder ein Eigentümer, der fälschlich bei zwei Liegenschaften als Beirat geführt wurde. Die KI prüft Konsistenz über alle Quellen und meldet sich.
Einmal gesagt — dauerhaft gemerkt.
Per Sprache gemeldete Fehler bleiben dem System in Erinnerung. Es kann sogar erklären, warum ein Fehler passiert ist — und macht ihn nicht noch einmal.
Hängende Programme? Die Schicht behebt es.
Lastet ein Programm den Rechner aus oder erzeugt endlos Prozesse, greift die KI-Schicht ein und löst das technische Problem selbst — ohne IT-Ticket.
Mails, Längen, Anhänge — und die Wirkung von Maßnahmen.
Wie viele Mails pro Tag, welche Längen, wie viele Anhänge, welche Empfänger — und ein Vorher/Nachher für jede produktivitätssteigernde Maßnahme.
Offene Vorgänge, Priorität, fertige Entwürfe.
Eine Frage — und die KI listet alle offenen Vorgänge, in denen wir am Zug sind. Auf Wunsch erstellt sie zu jedem einen E-Mail-Entwurf. Regelmäßige Prüfläufe melden sich von selbst, wenn etwas hängt.
Verträge, Beschlüsse, Beschwerden — abfragbar.
„Welche Versicherungen je Liegenschaft?“ · „Sind Dachgauben zulässig?“ · „Wurde die Sprechanlage erneuert — wenn nein, wie viele Beschwerden gab es, von wem?“ Antworten kommen in Sekunden, mit Quellen.
Sortierung, Freigaben, Entscheidungen — unterwegs.
Die gesamte Steuerung funktioniert mobil: Sortierung beantworten, Entwürfe freigeben, Zuordnungen bestätigen — vom Handy aus, auch auf der Begehung.
Die eigene Website ist angebunden.
Änderungen an der Website und neue Blog-Artikel werden per Sprache beauftragt — die KI-Schicht setzt sie direkt um.
Transparente Preise sofort — Vertrag zum Mitnehmen.
Interessenten geben ihre WEG ein (Einheiten, Stellplätze) und sehen den Preis sofort live gerechnet — 32 € netto je Einheit/Monat, transparent, ohne „auf Anfrage“. Der passende Mustervertrag steht direkt zum Mitnehmen bereit. Das erspart der Verwaltung die manuelle Angebots- und Preisauskunft und bringt Interessenten ohne Wartezeit zum Abschluss.
Keine „auf Anfrage"-Spielchen. Stufe 1 ist die Basis, Stufe 2 der Alltag darüber.
Vollausbau (Stufe 1 + 2): 34.000 € einmalig + ca. 200 €/Monat Betrieb. Bei API-Änderungen von Casavi/Impower & Co. helfen wir selbstverständlich weiter.
Sie müssen nicht mit dem Vollausbau starten. So tasten Sie sich heran:
30 Minuten am Live-System — kostenlos. Sie sehen echte Automatisierung, nicht Folien.
Halbtags-Workshop, wir vermessen Ihre Abläufe. Gebühr (z. B. 1.500 €) — auf die Einführung anrechenbar.
Einzelne Bausteine aus Stufe 2 (z. B. Ablage + Wiedervorlage + Triage) zum Teilpreis. Stufe 1 bleibt Voraussetzung.
Die komplette Gold-Schicht mit allen Fähigkeiten. Integration in insgesamt rund fünf Tagen (inkl. einem Schulungstag).
30 Minuten am echten System. Kostenlos, unverbindlich — Sie entscheiden danach.