Grundbuchamt statt Verwalternachweis: Die neue Vollmachtsbescheinigung nach § 26 Abs. 4 WEG

Veröffentlicht am 7. September 2026 · von Ariel Daul · WEG-Recht

Seit der WEG-Reform vom 1. Dezember 2020 vertritt der Verwalter die Gemeinschaft grundsätzlich unbeschränkt nach außen (§ 9b Abs. 1 WEG). In der Praxis stellt sich aber regelmäßig die Frage, wie der Verwalter seine Bestellung und Vertretungsmacht gegenüber Grundbuchämtern, Notaren und Banken nachweist. Der Gesetzgeber hat dafür in § 26 Abs. 4 WEG eine eigenständige Vollmachtsbescheinigung geschaffen – ein Instrument, das jeder Beirat und jeder Eigentümer kennen sollte, wenn Grundstücksgeschäfte oder Kreditaufnahmen anstehen.

Wann der Nachweis erforderlich wird

Für laufende Verwaltungsgeschäfte reicht meist ein einfacher Verwalternachweis in Textform. Sobald jedoch grundbuchrelevante Erklärungen abgegeben werden, verlangen Grundbuchämter nach § 29 GBO die öffentliche oder öffentlich beglaubigte Form. Typische Fälle sind:

• Ankauf oder Verkauf einer Hausmeisterwohnung oder eines Nachbargrundstücks durch die Gemeinschaft,
• Bestellung oder Löschung einer Grundschuld zur Finanzierung größerer Erhaltungsmaßnahmen,
• Bestellung von Dienstbarkeiten (z. B. Leitungsrechte für Glasfaser oder Fernwärme),
• Zustimmung zu Vereinigungen, Teilungen oder Reallasten.

In all diesen Konstellationen benötigt der Verwalter einen formgerechten Nachweis seiner Vertretungsmacht. § 26 Abs. 4 WEG bestimmt hierzu: Die Bestellung des Verwalters wird durch eine Bescheinigung des Vorsitzenden der Eigentümerversammlung, die dieser mit öffentlich beglaubigter Unterschrift versehen hat, gegenüber Dritten nachgewiesen. Damit hat der Gesetzgeber die vor der Reform übliche Vorlage kompletter Versammlungsprotokolle abgelöst.

So wird die Bescheinigung korrekt erstellt

Die Bescheinigung muss inhaltlich den Bestellungsbeschluss wiedergeben: Name des Verwalters, Datum und Dauer der Bestellung, Bezeichnung der Gemeinschaft sowie die Feststellung, dass der Beschluss ordnungsgemäß gefasst und nicht angefochten oder für ungültig erklärt wurde. Ausgestellt wird sie vom Versammlungsvorsitzenden – regelmäßig also vom Verwalter selbst oder, falls ein Eigentümer den Vorsitz geführt hat, von diesem. Die Unterschrift muss ein Notar öffentlich beglaubigen (§ 129 BGB, § 40 BeurkG).

Wichtig: Die Bescheinigung ersetzt lediglich den Nachweis der Bestellung, nicht den Nachweis eines eventuell erforderlichen Ermächtigungsbeschlusses der Eigentümerversammlung. Denn nach § 9b Abs. 1 Satz 2 WEG ist die Vertretungsmacht des Verwalters bei Grundstückskaufverträgen und Darlehensverträgen im Innenverhältnis beschränkt: Er darf solche Verträge nur abschließen, wenn er dazu durch Beschluss ermächtigt wurde. Im Außenverhältnis wirkt die Beschränkung zwar nicht (§ 9b Abs. 1 Satz 3 WEG), das Grundbuchamt verlangt aber praktisch häufig auch den Ermächtigungsbeschluss in beglaubigter Form.

Vertiefende Hinweise finden sich u. a. im Haufe-Beitrag „Nachweis der Verwalterbestellung nach § 26 Abs. 4 WEG“ sowie in der Kommentierung zu § 9b WEG bei Bärmann/Pick.

Typische Fehlerquellen und Praxishinweise

Aus unserer Verwaltungspraxis in Backnang sehen wir immer wieder folgende Stolpersteine:

• Alte Bestellbeschlüsse: Verläuft die Bestellung ohne neuen Beschluss aus, ist die Bescheinigung wertlos. Grundbuchämter prüfen die maximale Bestelldauer von fünf Jahren (drei Jahre bei Erstverwaltung nach Aufteilung, § 26 Abs. 2 WEG).
• Fehlender Ermächtigungsbeschluss: Ohne Beschluss der Versammlung darf der Verwalter Grundstücksgeschäfte im Innenverhältnis nicht abschließen – Schadensersatzrisiko gemäß § 280 BGB.
• Unklare Beschlussformulierung: Der Ermächtigungsbeschluss muss den Vertragsinhalt hinreichend bestimmt festlegen, sonst droht Anfechtung nach § 44 WEG.
• Beglaubigung vergessen: Eine bloße Kopie oder Textform genügt dem Grundbuchamt nicht.

Wir empfehlen Beiräten, bereits in der Einladung zur Versammlung auf beabsichtigte grundbuchrelevante Beschlüsse hinzuweisen und den Wortlaut sauber vorzubereiten. So lassen sich Verzögerungen bei Notar und Grundbuchamt zuverlässig vermeiden.