Der Verwaltervertrag ist das wirtschaftliche Rückgrat der Zusammenarbeit zwischen Wohnungseigentümergemeinschaft und Verwalter. Während die Bestellung nach § 26 WEG die organschaftliche Stellung begründet, regelt der schuldrechtliche Vertrag die Details: Laufzeit, Vergütung, Sonderleistungen, Kündigungsrechte. In der Praxis werden beide Ebenen häufig vermischt – mit teils gravierenden Folgen für die Anfechtbarkeit von Beschlüssen und die Kostenbelastung der Eigentümer.
Bestellung und Vertrag – zwei getrennte Beschlüsse
Nach § 26 Abs. 1 WEG bestellt die Gemeinschaft den Verwalter durch Beschluss – höchstens für fünf Jahre, bei Erstbestellung nach Aufteilung für drei Jahre. Der Verwaltervertrag ist davon zu trennen: Er ist ein Geschäftsbesorgungsvertrag mit Dienstvertragscharakter (§§ 675, 611 BGB).
Empfehlenswert ist, in der Eigentümerversammlung zwei getrennte Beschlüsse zu fassen: einen zur Bestellung, einen zum Abschluss des Verwaltervertrages mit den wesentlichen Eckpunkten. Fehlt der Vertragsbeschluss oder werden zentrale Vergütungsbestandteile nicht offengelegt, droht Anfechtbarkeit wegen Verstoßes gegen die Grundsätze ordnungsmäßiger Verwaltung (§ 19 Abs. 1 WEG). Der Vertragsentwurf sollte der Einladung nach § 24 Abs. 4 WEG beigefügt oder zumindest zugänglich sein.
Vergütung: Grundhonorar, Sonderleistungen, Transparenz
Die Vergütung besteht typischerweise aus einem pauschalen Grundhonorar pro Einheit und Monat sowie Sonderhonoraren für außergewöhnliche Leistungen. Der BGH verlangt Transparenz: Sonderleistungen und deren Vergütung müssen im Vertrag konkret benannt werden, damit Eigentümer die Gesamtbelastung einschätzen können.
Typische gesondert zu vergütende Tätigkeiten:
- Durchführung außerordentlicher Eigentümerversammlungen
- Betreuung größerer Erhaltungs- und Modernisierungsmaßnahmen (häufig prozentual)
- Mahn- und Beitreibungsverfahren gegen säumige Eigentümer
- Bearbeitung von Versicherungsschäden über einen Bagatellrahmen hinaus
- Beschaffung von Unterlagen für Verkäufer/Notare
Pauschale Klauseln wie „weitere Leistungen nach Aufwand“ sind riskant – sie können nach AGB-Kontrolle (§§ 305 ff. BGB) unwirksam sein. Auch Preisanpassungsklauseln müssen den Maßstab (z. B. Verbraucherpreisindex) klar benennen.
Laufzeit, Verlängerung und Kündigung
Die vertragliche Laufzeit sollte mit der Bestelldauer synchronisiert werden. Eine automatische Verlängerungsklausel ohne erneuten Bestellbeschluss ist unwirksam, weil die Höchstfristen des § 26 Abs. 2 WEG nicht umgangen werden dürfen. Endet die Bestellung, endet grundsätzlich auch der Vertrag.
Seit der WEG-Reform kann der Verwalter nach § 26 Abs. 3 WEG jederzeit ohne wichtigen Grund abberufen werden. Der Vertrag endet dann spätestens sechs Monate nach der Abberufung. Sinnvoll ist eine ausdrückliche Regelung, dass der Verwaltervertrag an die Bestellung gekoppelt ist und bei Abberufung parallel endet – so lassen sich Streitigkeiten über Restvergütungsansprüche vermeiden.
Für den Fall grober Pflichtverletzungen (etwa fehlende Jahresabrechnung, Untreue, Verletzung der Beschlusssammlung nach § 24 Abs. 7 WEG) bleibt die fristlose Kündigung aus wichtigem Grund nach § 626 BGB möglich.
Ein sauber ausgehandelter Verwaltervertrag schützt beide Seiten – die Gemeinschaft vor versteckten Kosten, den Verwalter vor unbezahltem Mehraufwand. Wir legen unseren Vertragsentwurf stets vollständig offen und empfehlen dem Beirat, ihn vor der Versammlung im Detail zu prüfen.
Unsere Empfehlung: Fassen Sie Bestellung und Vertragsabschluss in zwei getrennten Beschlüssen, koppeln Sie die Vertragslaufzeit an die Bestelldauer und lassen Sie den Beirat den Entwurf vor der Versammlung prüfen.
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