Viele Eigentümer wissen gar nicht, dass ihre Gemeinschaft eine Beschlusssammlung hat – und dass sie jederzeit hineinschauen dürfen. Nach § 24 Abs. 7 WEG ist der Verwalter verpflichtet, sämtliche Beschlüsse der Versammlung, Umlaufbeschlüsse sowie gerichtliche Entscheidungen laufend zu dokumentieren. Wer Wohnungseigentum kauft oder einen Beschluss anfechten möchte, ist auf diese Sammlung angewiesen. In der Praxis ist sie jedoch oft unvollständig, veraltet oder nur schwer zugänglich. Dieser Beitrag erklärt, was rechtlich gefordert ist und wie Sie Ihre Rechte durchsetzen.
Was in die Beschlusssammlung gehört – und was nicht
Der Gesetzgeber gibt in § 24 Abs. 7 Satz 2 WEG klar vor, welche Inhalte aufzunehmen sind: der Wortlaut aller in der Versammlung gefassten Beschlüsse mit Angabe von Ort und Datum, der Wortlaut schriftlicher bzw. in Textform gefasster Umlaufbeschlüsse sowie der Wortlaut gerichtlicher Entscheidungen in WEG-Sachen (mit Datum, Gericht und Aktenzeichen). Jeder Eintrag ist fortlaufend zu nummerieren und mit Datum zu versehen.
Nicht in die Sammlung gehören dagegen: Diskussionsverläufe, Meinungsbilder ohne Beschlussqualität, Wirtschaftsplan- oder Abrechnungszahlen als Rohdaten sowie Verträge. Wichtig ist außerdem: Ungültig erklärte oder aufgehobene Beschlüsse müssen als solche kenntlich gemacht, aber nicht gelöscht werden. Die Sammlung dokumentiert also auch die Historie.
- Fortlaufende Nummerierung, chronologisch
- Wortlaut, nicht nur Zusammenfassung
- Kennzeichnung ungültiger oder aufgehobener Beschlüsse
- Aufnahme unverzüglich nach der Versammlung
Einsichtsrecht: So kommen Eigentümer an die Unterlagen
Jeder Wohnungseigentümer hat nach § 24 Abs. 7 Satz 8 WEG das Recht, die Beschlusssammlung einzusehen oder sich auf eigene Kosten Abschriften erteilen zu lassen. Dieses Recht besteht unabhängig davon, ob ein konkreter Anlass vorliegt – Sie müssen keine Begründung liefern. Die Einsicht erfolgt üblicherweise in den Räumen des Verwalters zu den Geschäftszeiten nach vorheriger Terminvereinbarung.
Verweigert der Verwalter die Einsicht unberechtigt oder ist die Sammlung unvollständig, kann dies einen wichtigen Grund für die Abberufung nach § 26 Abs. 3 WEG darstellen. Der BGH hat mehrfach betont, dass eine ordnungsgemäß geführte Beschlusssammlung Kernpflicht der Verwaltung ist (vgl. BGH, Urteil vom 05.02.2010 – Az. V ZR 126/09). Auch Kaufinteressenten haben mittelbar ein Interesse: Der veräußerungswillige Eigentümer darf die Sammlung einsehen, um seinen Käufer über die Beschlusslage zu informieren.
Digitale Führung, Aufbewahrung und typische Fehlerquellen
Das Gesetz schreibt keine Papierform vor. Eine digitale Beschlusssammlung – etwa im Verwalterportal – ist zulässig, sofern sie jederzeit einsehbar und ausdruckbar ist. Wichtig ist die revisionssichere Ablage: Nachträgliche Änderungen müssen nachvollziehbar bleiben. Aufzubewahren ist die Sammlung dauerhaft, also über die Verwalterbestellung hinaus. Bei einem Verwalterwechsel gehört sie zwingend zu den herauszugebenden Unterlagen (§ 18 Abs. 2 Nr. 2 WEG).
Häufige Mängel in der Praxis: verspätete Eintragung (statt „unverzüglich“), fehlende Kenntlichmachung angefochtener Beschlüsse, unklare Verweise auf Anlagen sowie Lücken bei Umlaufbeschlüssen. Beiräte sollten daher stichprobenartig prüfen, ob die Sammlung aktuell und vollständig ist – idealerweise vor jeder Jahresversammlung.
Die Beschlusssammlung ist aus meiner Sicht das wichtigste Arbeitsinstrument einer WEG – und zugleich das am meisten unterschätzte. Wer sie sauber führt, verhindert 80 Prozent aller späteren Streitigkeiten über „Was wurde eigentlich beschlossen?“. Umgekehrt ist eine lückenhafte Sammlung ein Alarmsignal für die Qualität der gesamten Verwaltung.
Unsere Empfehlung: Lassen Sie sich als Beirat einmal jährlich die vollständige Beschlusssammlung vorlegen und prüfen Sie stichprobenartig die letzten zwölf Monate auf Vollständigkeit und korrekte Kennzeichnung.
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