Zustellungsvertreter in der WEG: Warum jede Gemeinschaft einen benennen sollte

Veröffentlicht am 10. Juli 2026 · von Ariel Daul · WEG-Recht

Fällt der Verwalter aus – etwa durch Abberufung, Insolvenz oder schlichtes Fristende ohne Neubestellung – steht die Gemeinschaft der Wohnungseigentümer (GdWE) plötzlich ohne gesetzlichen Vertreter da. Klagen können dann nicht mehr zugestellt werden, Fristen laufen ins Leere, und dringende Maßnahmen bleiben liegen. Genau für diese Lücke sieht § 9b Absatz 1 Satz 2 WEG den Zustellungsvertreter vor. Trotz klarer gesetzlicher Grundlage wird dieses Instrument in vielen Gemeinschaften bis heute nicht genutzt – ein vermeidbares Risiko.

Was der Zustellungsvertreter nach § 9b WEG leistet

Nach § 9b Absatz 1 Satz 1 WEG wird die Gemeinschaft gerichtlich und außergerichtlich durch den Verwalter vertreten. Fehlt dieser, tritt an seine Stelle nach Satz 2 die Gesamtheit aller Wohnungseigentümer – ein praktischer Albtraum, denn jede Zustellung müsste dann an jeden einzelnen Eigentümer erfolgen. § 9b Absatz 1 Satz 3 WEG erlaubt der Gemeinschaft deshalb, per Beschluss einen einzelnen Wohnungseigentümer zum Zustellungsvertreter zu bestellen. An diesen können dann rechtsverbindlich Klagen, Mahnbescheide oder behördliche Schreiben zugestellt werden.

Wichtig: Der Zustellungsvertreter ist kein Ersatzverwalter. Er trifft keine Entscheidungen, führt keine Konten und schließt keine Verträge. Seine Aufgabe beschränkt sich darauf, Empfangsstelle für Zustellungen zu sein und die übrigen Eigentümer unverzüglich zu informieren.

Wann eine Bestellung sinnvoll ist

Die Bestellung sollte vorsorglich erfolgen – nicht erst dann, wenn der Verwalter bereits weg ist. Typische Konstellationen, in denen die Regelung greift:

• Der Verwaltervertrag läuft aus und eine Nachfolge steht noch nicht fest.
• Der Verwalter wird nach § 26 Absatz 3 WEG abberufen, ohne dass sofort ein neuer bestellt ist.
• Der Verwalter meldet Insolvenz an oder ist dauerhaft erkrankt.
• In sehr kleinen Gemeinschaften wird bewusst auf einen Verwalter verzichtet (Selbstverwaltung).

Der Beschluss zur Bestellung ist mit einfacher Mehrheit möglich. Er sollte den Namen des Zustellungsvertreters, dessen Anschrift sowie – sinnvollerweise – einen Vertreter für den Vertretungsfall enthalten. Der Beschluss ist in die Beschluss-Sammlung nach § 24 Absatz 7 WEG aufzunehmen.

Praxisfolgen bei fehlender Bestellung

Ohne Zustellungsvertreter und ohne Verwalter muss eine Klage gegen die Gemeinschaft an sämtliche Eigentümer zugestellt werden. Das verzögert Verfahren erheblich und verursacht unnötige Kosten. Auch die Gemeinschaft selbst kann handlungsunfähig werden: Wer soll Handwerker beauftragen, Versicherungsschäden melden oder Hausgeldklagen einreichen? Zwar sieht § 9b Absatz 1 Satz 2 WEG die Vertretung durch alle Eigentümer vor – praktikabel ist das aber nur in Kleinstgemeinschaften.

Ein weiterer Punkt wird häufig übersehen: Der Beirat (§ 29 WEG) ist kein gesetzlicher Vertreter der Gemeinschaft und kann diese Rolle nicht automatisch übernehmen. Auch der Beiratsvorsitzende benötigt für die Empfangsvertretung einen ausdrücklichen Bestellungsbeschluss nach § 9b Absatz 1 Satz 3 WEG.

Empfehlung für die nächste Versammlung

Setzen Sie den Punkt „Bestellung eines Zustellungsvertreters für den Fall des Fehlens eines Verwalters“ auf die Tagesordnung der nächsten Eigentümerversammlung. Der Aufwand ist minimal, der Nutzen im Ernstfall groß. Sinnvoll ist es, den Beiratsvorsitzenden oder ein anderes langfristig verfügbares Mitglied zu wählen und ausdrücklich einen Ersatzvertreter zu benennen. So bleibt die Gemeinschaft auch in Übergangsphasen zustellungs- und handlungsfähig.